El próximo desafío se llama 'abogado remoto'. Y la digitalización de oficinas y trámites, hacia un entorno digital, es el camino.
Hasta hace unos meses, un abogado que manejaba fácilmente la configuración de su teléfono móvil sincronizado con la nube de su oficina, seminarios web, plataformas de reuniones y otras malas palabras hasta ahora poco comunes en la jerga jurídica, se llamaría, entre sus pares , geek o alta tecnología.
La pandemia de Covid-19 obligó a cambios en la forma de funcionar del mundo y en las leyes, aceleró un salto tecnológico similar a diez años de una evolución que ya se estaba produciendo de manera más expresiva en otros sectores de actividad. En la recta final de la indefinición surge la pregunta: la transformación digital ha llegado para quedarse y ¿2020 quedará en la historia del derecho portugués como un punto de inflexión?
La llegada de la pandemia a nuestro país obligó al cierre de los locales de muchos despachos de abogados, al igual que en otros ámbitos profesionales. Algunos se adaptaron fácilmente y adhirieron al teletrabajo, mientras que una porción importante se vio muy afectada por el confinamiento y sacudida por un terremoto con nombre de virus que cambió su horizonte de rutinas y procedimientos.
Ya sea por la presión de una pandemia o por cualquier otro factor externo para activar el turbo tecnológico, ha llegado el momento de abandonar los modelos estáticos y abrazar la eficiencia de las tecnologías remotas en la actividad de incidencia.
Las varias semanas de trabajo en home no puede verse como una mera suspensión de la actividad normal, sino como una transición a la era de la transformación digital. El gran desafío es motivar e involucrar a quienes trabajan en las áreas jurídicas para reinventarse en su trabajo y las organizaciones deben saber reconocer e incentivar la agilidad mental necesaria para pasar a la nueva fase de intercambio de conocimiento y colaboración.
A partir de la crisis sanitaria, una enorme tormenta se abatió sobre la economía: aumento del desempleo y del número de insolvencias de personas individuales y colectivas; retracción de la inversión y disminución del consumo; aumento de litigios y clientes (especialmente particulares y micro y pequeñas empresas) con mayor dificultad para cumplir con los plazos de pago – todo lo cual prevé cambios en la facturación del despacho de abogados, particularmente en los despachos más pequeños.
Ahora, en las próximas semanas y meses, la reapertura de los despachos de abogados tiene que aferrarse al terreno ya ganado y, además del turbo, asumir la adopción y la transformación: acelerando la tendencia que ya existe en otros sectores, la abogacía – no sólo para las oficinas grandes, sino también para las pequeñas – pueden salir de la crisis con un lugar de trabajo transformado y transformar permanentemente la forma en que se realiza el trabajo legal.
Las pequeñas y medianas oficinas incluso tienen aquí una importante ventaja, debido a la agilidad que aportan sus estructuras menos complejas, lo que les permitirá dar pasos enérgicos más rápidamente hacia la transformación digital.
Existe una gran diferencia entre un abogado que trabaja con VPN y videollamadas de home o adoptar herramientas genuinamente diseñadas para la colaboración que le permitan trabajar con cualquier otra persona, desde cualquier lugar. Este es el próximo desafío: el abogado remoto. Y la digitalización de oficinas y trámites, hacia un entorno digital, es el camino que, inevitablemente, la gran mayoría tendrá que seguir para garantizar eficiencia, reducir costes de administración o indirectos, maximizar el tiempo y garantizar precios/hora competitivos a los clientes. sus clientes.
Si, por un lado, los contactos directos con los clientes casi han desaparecido en los últimos meses, el abogado remoto estará más cerca de sus clientes siempre que sea necesario, sin sentir la necesidad de volver a la “base” para completar informes, consultar interminables papeles carpetas o entregar comprobante de gastos.
El archivo digital pasa a ser fruto del rigor de todos los que aportan en él, de la mano de un clic o de una aplicación móvil. Con todo ello, la seguridad se ve reforzada, ya que el fondo documental de la oficina pasa a estar alojado en la nube, en una infraestructura con una seguridad y resiliencia superior, y al mismo tiempo a salvo de las más desagradables desgracias que pueden afectar a cualquier instalación física de una oficina.
Si bien muchas oficinas aún valoran en su cultura organizacional el contacto visual diario, lo cierto es que, en los últimos años y, particularmente, en otras latitudes, la facilidad de poder trabajar fuera del escenario habitual de la secretaria de oficina ha sido buscada por abogados, concretamente por la generación millennial, que busca una mayor flexibilidad y maximizar su tiempo.
En el escenario de un equipo con varios abogados remotos, corresponde a la organización promover políticas de Recursos Humanos para fortalecer el espíritu de equipo y asegurar la gestión del cambio, ya que no todos tienen el mismo nivel de familiaridad con la tecnología.
Para el ejercicio eficaz del derecho, la tecnología está ahí: los canales de comunicación con los clientes serán múltiples y esencialmente digitales. Las reuniones por videoconferencia llegaron para quedarse. Acceso en tiempo real a clientes y empleados a lo que sucede en los proyectos. Las horas pasadas delante de la pantalla aumentarán, pero ganarás en agilidad y productividad. Los documentos online y la formación a distancia se convertirán en el nuevo día a día en las oficinas, reduciendo tiempos y gastos de desplazamiento.
Los resultados dependerán de la capacidad de la organización, pequeña o grande, si están determinadas por la motivación, la agilidad, la infraestructura, el conocimiento digital y las herramientas de colaboración.
carlos vaz de oliveira
(2020, 25 de junio). La “nueva normalidad” en la promoción implica más tecnología. Consultado el 25 de junio de 2020, en: https://jornaleconomico.sapo.pt/es/noticias/o-novo-normal-na-advocacia-passa-por-mais-tecnologia-605075