O próximo desafio é chamado de 'advogado remoto'. E a digitalização de escritórios e procedimentos, em direção a um ambiente digital, é o caminho.
Até poucos meses atrás, um advogado que lidava com facilidade com as configurações de seu celular sincronizava com o na nuvem do escritório, webinars, plataformas de reunião e outros palavrões até então incomuns no jargão jurídico, seria chamado, entre seus pares , geek ou high-tech.
A pandemia Covid-19 forçou mudanças na forma como o mundo funciona e no direito, acelerou um salto tecnológico semelhante a dez anos de uma evolução que já acontecia de forma mais expressiva em outros setores de atividade. Na reta final da indefinição, surge a pergunta: a transformação digital veio para ficar e 2020 vai ficar na história do direito português como um ponto de inflexão?
A chegada da pandemia ao nosso país obrigou ao encerramento das instalações de muitos escritórios de advogados, assim como em outras áreas profissionais. Alguns se adaptaram facilmente e aderiram ao teletrabalho, enquanto uma parcela significativa foi bastante afetada pelo confinamento e sacudida por um terremoto com nome de vírus que mudou seu horizonte de rotinas e procedimentos.
Seja pela pressão de uma pandemia ou por qualquer outro fator externo para ativar o turbo tecnológico, chegou a hora de abandonar os modelos estáticos e abraçar a eficiência das tecnologias remotas na atividade de advocacy.
As várias semanas de trabalho em home não pode ser visto como uma mera suspensão da atividade normal, mas como uma transição para a era da transformação digital. O grande desafio é motivar e envolver aqueles que atuam na área jurídica para se reinventarem em seu trabalho e as organizações devem saber reconhecer e estimular a agilidade mental necessária para movê-los para a nova fase de compartilhamento e colaboração do conhecimento.
Da crise da saúde, uma grande tempestade abateu-se sobre a economia: aumento do desemprego e do número de insolvências de pessoas singulares e coletivas; retração do investimento e queda do consumo; O aumento do contencioso e dos clientes (principalmente pessoas físicas e micro e pequenas empresas) com maior dificuldade no cumprimento dos prazos de pagamento - todos preveem mudanças no faturamento do escritório de advocacia, principalmente nos menores escritórios.
Agora, nas próximas semanas e meses, a reabertura dos escritórios de advogados tem que se agarrar ao terreno já conquistado e, além do turbo, assumir a adoção e a transformação: acelerando a tendência que já existe em outros setores, a advocacia - não apenas para grandes escritórios, mas também para pequenos - pode emergir da crise com um local de trabalho transformado e transformar permanentemente a forma como o trabalho jurídico é executado. Ele é entregue.
Até os pequenos e médios escritórios têm aqui uma vantagem significativa, pela agilidade que advém das suas estruturas menos complexas, o que lhes permitirá dar passos enérgicos mais rapidamente na transformação digital.
Há uma diferença muito grande entre um advogado que trabalha com VPN e chamadas de vídeo de home ou adotando ferramentas genuinamente projetadas para colaboração que permitem que ele trabalhe com qualquer outra pessoa, em qualquer lugar. Este é o próximo desafio: o advogado remoto. E a digitalização de escritórios e procedimentos, para um ambiente digital, é o caminho que, inevitavelmente, a grande maioria terá de seguir para garantir eficiência, reduzir custos administrativos ou indiretos, maximizar tempo e garantir preços / hora competitivos aos clientes. seus clientes.
Se, por um lado, os contactos diretos com os clientes quase desapareceram nos últimos meses, o procurador remoto estará mais perto dos seus clientes sempre que necessário, sem sentir necessidade de voltar à “base” para fazer relatórios, consulte papel sem fim pastas ou entregar comprovantes de despesas.
O arquivo digital passa a ser o resultado do rigor de cada um que para ele contribui, seja à mão de um clique ou de uma aplicação mobile. Com tudo isso, a segurança é reforçada, já que o acervo documental do escritório agora está alojado na nuvem, em infraestrutura com segurança e resiliência superiores, além de estar a salvo dos mais desagradáveis infortúnios que podem afetar qualquer instalação física de um escritório.
Embora muitos escritórios ainda valorizem o contato visual diário em sua cultura organizacional, a verdade é que, nos últimos anos e, principalmente, em outras latitudes, a facilidade de poder trabalhar fora do cenário usual de secretária de escritório tem sido buscada pelos advogados, nomeadamente pela geração millennial, que procura uma maior flexibilidade e maximiza o seu tempo.
No cenário de uma equipa com vários advogados remotos, cabe à organização promover políticas de Recursos Humanos que fortaleçam o espírito de equipa e garantam a gestão da mudança, pois nem todos possuem o mesmo nível de familiaridade com a tecnologia.
Para o exercício efetivo da advocacia, a tecnologia está aí: os canais de comunicação com os clientes serão múltiplos e essencialmente digitais. As videoconferências vieram para ficar. Acesso em tempo real para clientes e funcionários ao que se passa nos projetos. As horas passadas em frente à tela aumentarão, mas você ganhará em agilidade e produtividade. Documentos online e treinamentos à distância passarão a ser a nova rotina diária nos escritórios, reduzindo o tempo e as despesas com viagens.
Os resultados vão depender da capacidade da organização, pequena ou grande, se determinada pela motivação, agilidade, infraestrutura, conhecimento digital e ferramentas de colaboração.
Carlos Vaz de Oliveira
(2020, 25 de junho). O “novo normal” na advocacia envolve mais tecnologia. Acessado em 25 de junho de 2020, em: https://jornaleconomico.sapo.pt/en/noticias/o-novo-normal-na-advocacia-passa-por-mais-tecnologia-605075