Os advogados, que tradicionalmente são apaixonados pelas palavras poder, também precisarão se apaixonar por números: a produtividade deve ser totalmente considerada crucial por toda a equipa.
Se você não consegue medir, não consegue administrar. (William Edwards Deming).
Em dezembro, revisamos nossos resultados. Listamos o que deixamos de cumprir e o que realmente queremos alcançar no próximo ano. No final do ano é impossível contornar a inevitabilidade dos números e o negócio do direito não foge à regra: seja nos grandes escritórios, seja nos advogados de exercício isolado, é preciso olhar para aquele ano inédito e tirar lições para se preparar para 2021 Como em qualquer outra área de negócios, as práticas de gestão são essenciais para garantir a rentabilidade dos advogados.
Nos negócios jurídicos, a rentabilidade resulta da transformação do tempo em dinheiro e é indissociável da produtividade do advogado, o indicador mais relevante do desempenho dessa atividade. Quais métricas são importantes para analisar a fim de medir a produtividade em um escritório de advocacia?
Em primeiro lugar, a taxa de utilização: quantas horas de trabalho são efetivamente imputáveis aos clientes? Basta dividir as horas trabalhadas pelas horas faturáveis para encontrar um percentual que deve ser próximo a 100%. Não será esse o caso se o advogado ocupar indevidamente o seu tempo com tarefas administrativas, por exemplo.
Ao dividir as horas de trabalho registadas e susceptíveis de serem apresentadas ao cliente pelas horas efectivamente cobradas, obtemos o taxa de realização. Isso pode ser afetado por problemas de precificação e mitigado pela supressão de horas na elaboração das taxas, duplicidade de situações de trabalho ou insatisfação do cliente com os resultados alcançados.
Em terceiro lugar, tempo médio para receber as taxas. Este tem uma dupla função: primeiro, medir a produtividade dos advogados em termos de eficiência e eficácia como o tempo médio de pagamento da conta dos advogados é o verdadeiro indicador de satisfação do cliente com os serviços prestados. Por outro lado, os saldos de contas a receber também podem ser indicativos de equipa de faturamento descoordenada (discrepâncias, ineficiência do processo de faturamento, etc.).
Essas métricas devem ser monitoradas ao longo do mês e analisadas mensalmente, trimestralmente e anualmente, de forma isolada ou por comparação com períodos homólogos de transação, a fim de estabelecer tendências e padrões. Portanto, é importante que a solução tecnológica permita relatórios simples e diretos. Dessa forma, será possível detectar as causas da falta de produtividade: quais falhas nos fluxos de trabalho estão afetando a entrega dos serviços ao cliente? A solução tecnológica existente é adequada para o registro dos tempos de trabalho e a descrição eficaz das tarefas realizadas?
Este modelo de gestão da advocacia representa uma mudança agressiva dos padrões de advocacia, mas é uma ferramenta poderosa para enfrentar o atual contexto de mercado, apresentar vantagens competitivas e garantir uma tomada de decisão informada (em termos de contratação de recursos, fixação de preços, criação de departamentos , expansão geográfica, aquisição de equipamentos, etc.). A chave da mudança é um administrador dedicado à gestão do escritório ou um advogado que acumula funções de gestão: podendo sair do olho do furacão de sua atividade, consegue analisar em que momento está a prossecução dos seus objetivos e, em última análise, de sua estratégia. É assim que um escritório de advocacia deve ser movido por indicadores-chave de desempenho.
Os advogados, que tradicionalmente são apaixonados pelas palavras poder, também precisarão se apaixonar por números: a produtividade deve ser totalmente considerada crucial por toda a equipa. É imprescindível que a organização, pequena ou grande, esteja alinhada com a estratégia, objetivos, indicadores de desempenho e métricas a serem monitorados contidos em um painel - a verdadeira ferramenta norteadora da gestão e ponto de partida para a comunicação interna sobre o assunto.
É fundamental, após um ano marcado pelo teletrabalho, conscientizar as equipas de que a importância atribuída à mensuração do seu trabalho também resulta na possibilidade de poder valorizá-lo adequadamente e sustentar a política de preços praticada, mais do que uma medida de controle. A satisfação das equipas, a forma como são elogiadas por seus esforços e estimuladas a superar as dificuldades é o ecossistema ideal para a estabilidade necessária à produtividade.
O registro de horas tradicional pode ser usado para muito mais do que cobrar dos clientes: é uma fonte de informação que pode expor as fraquezas da organização e servir como um ponto de partida para a melhoria do processo. Para aumentar a produtividade, não é importante arquitetar o plano de negócios perfeito para o escritório do futuro; o futuro está aqui, hoje, no início de um ano que se prevê difícil para as pequenas e médias empresas menos preparadas. É ainda mais difícil para quem não está acostumado a ser advogado, gerente, estrategista. Aumentar o lucro é muito mais forte do que cortar custos, reduzir orçamentos de tecnologia ou metas de treinamento - trata-se de gerir bem o melhor ativo de um escritório de advocacia: o tempo de seus advogados.
(2021, 25 de janeiro). Medir a produtividade: os desafios na gestão da advocacia em https://jornaleconomico.sapo.pt/noticias/medir-a-produtividade-os-desafios-na-gestao-da-advocacia-691848