Os advogados têm que se interessar pela tecnologia porque ela faz parte da realidade, da realidade de seus clientes e dos negócios nos quais estão envolvidos.
O slogan otimista “Se a vida lhe dá limões, faça uma limonada!” atingiu uma nova dimensão. Em todo o mundo, advogados, juristas, professores de direito, consultores de tecnologia, gerentes e economistas em escritórios de advogados participam de webinars, participam de grupos de discussão online, criam dias temáticos via YouTube, organizam cúpulas virtuais. O assunto mais falado? Transformação digital. O futuro é digital - como se preparar, o que fazer?
A oportunidade é real, mas muitos responderão que não têm orçamento para colocar a inovação para funcionar. Os escritórios de advogados devem mudar a forma como abordam esse assunto. Esta é uma quarta revolução industrial, ela não irá embora - na verdade, ela irá se acelerar. É por isso que ninguém consegue ficar parado. Os vencedores serão aqueles que forem mais criativos e ágeis, operando a transformação digital de forma incisiva, fazendo mais sem orçamentos megalomaníacos.
O foco é interagir com os aspectos do negócio dos advogados que permitam que o investimento realizado seja rentável o mais rápido possível. Interagindo como? Levantar, detectar fragilidade, implementar, monitorar, avaliar. E depois recomeçar com outro aspecto, outro processo do negócio: hoje no processo de registro de tempos; amanhã na centralização da informação; em seguida, em rascunhos e gestão do conhecimento. O mais falado sobre o assunto? Transformação digital. O futuro é digital - como se preparar, o que fazer?
O foco é interagir com aqueles aspectos do negócio dos advogados que permitirão que o investimento realizado seja lucrativo o mais rápido possível. Interagindo como? Levantar, detectar fragilidade, implementar, monitorar, avaliar. E depois recomeçar com outro aspecto, outro processo do negócio: hoje no processo de registro de tempos; amanhã na centralização da informação; depois em rascunhos e consolidação de conhecimentos, por exemplo. Uma abordagem incremental para uma transformação que não é mais uma opção, mas um requisito absoluto.
Onde começar? Por um sistema de gestão de advocacia que aumenta a produtividade, pois afeta desde a satisfação do cliente até o lucro. Com tantas opções no mercado, quais realmente importam? O que deve estar ao alcance de um advogado durante seu dia de trabalho?
Primeiro, o rastreamento do tempo. Qualquer escritório de advocacia de sucesso deve ter procedimentos e uma ferramenta para registrar os tempos de produção - sim, tempos de produção como os encontramos em uma fábrica, laboratório ou destilaria. Sem um controle de tempo eficaz, um gerente de escritório não pode concluir quanto tempo está sendo gasto nas tarefas realizadas e isso é essencial para promover a produtividade máxima. Com o software certo, as empresas não perdem um único minuto, pois os advogados podem melhorar a maneira de lidar com a entrada de horas.
O controle do tempo é crítico, mas se não houver uma ferramenta de faturamento integrada, a produtividade de vários recursos fica comprometida. Com o software correto você pode definir fluxos de aprovação, emitir notas fiscais diretamente da folha de taxas criada automaticamente pelos lançamentos de tempos, realizar faturamento em lote e / ou eletronicamente ou programar a emissão de notas fiscais; definir estratégias de controle de cobrança e assegurar tesouraria estável.
A produtividade anda de mãos dadas com a acessibilidade. Seja no contexto de pura mobilidade ou na necessidade de equipas inteiras trabalharem home, o componente perfeito para garantir acessibilidade de forma fácil e rápida é o armazenamento em nuvem, por meio de um serviço confiável. A escolha certa é aquela que faz com que o advogado não tenha que pensar onde estão armazenados os arquivos e documentos de que precisa neste momento em seu celular. Um advogado não quer se preocupar com o que precisará no final do dia para realizar a tarefa que tem em mente. Este alto nível de acessibilidade contribui para melhores níveis de produtividade para todos os membros de um escritório.
Sempre no caminho da produtividade, um bom sistema de gestão procedimental deve permitir ao escritório iniciar uma jornada de automação - ser capaz de identificar tarefas repetitivas e garantir que sejam realizadas com menos intervenção manual, evitando erros ou esquecimentos. É o caso quando, ao registar uma determinada tarefa, o sistema de gestão apresenta um pedido de documentação ao seu utilizador e apresenta uma lista de actividades a serem garantidas naquele contexto ou, no final iminente de um prazo crítico, avisa os elementos que garantem a redundância , ou preenche automaticamente o campo do destinatário e o assunto ao escrever uma carta para um cliente criada dentro do processo virtual.
Na era digital, um sistema é tão bom por suas ferramentas quanto pela possibilidade que oferece a seus usuários de abrir a porta para outras opções de software por meio da integração. A recolha de informação numa única plataforma ou a sincronização com dados de outro software são funcionalidades essenciais que poupam tempo e reduzem os tempos de espera dentro de uma equipa, entre equipas e entre a organização e os clientes, permitindo respirar um ambiente de produtividade com muito pouco esforço.
O ideal é que o sistema adotado possa se integrar com plataformas como Microsoft 365, Dropbox ou site do escritório e seja possível reunir em um único local, acessível a partir de qualquer dispositivo, todas as anotações que foram feitas em uma reunião com um determinado cliente , os arquivos que integram esse assunto e os documentos digitalizados, calendário de reuniões e e-mails trocados.
A cereja do bolo vai para os gerentes dos escritórios de advogados. Como produtividade e lucratividade são indissociáveis, um sistema de gestão de um escritório de advocacia deve ser capaz de medir, analisar e medir. Em essência, diagnosticar a saúde do negócio para planejar e definir uma estratégia. As funções de relato são essenciais e permitem aos líderes determinar onde concentrar recursos e esforços, quais as áreas de atividade mais rentáveis, quanto tempo, em média, é possível satisfazer o cliente que tem um determinado objetivo.
Na ausência de ferramentas perfeitas, um sistema que reúna essas características será uma boa arma. A história tem nos mostrado até agora que as crises surgem em ondas, de forma que depois de uma fase de recessão, sempre teremos uma fase de crescimento. Aqueles que agora podem agir estrategicamente e adotar as melhores armas irão prosperar significativamente.
Uma nota final: não existe braço melhor do que pessoas. Nenhum sistema sobrevive sem que as pessoas o adotem, e as pessoas são sempre o motor da mudança real. Os advogados têm que se interessar pela tecnologia porque ela faz parte da realidade, da realidade de seus clientes e dos negócios nos quais estão envolvidos.
(2020, 29 de outubro). Transformação digital: a 4ª revolução industrial chega aos escritórios de advogados em https://eco.sapo.pt/opiniao/transformacao-digital-a-4a-revolucao-industrial-chega-aos-escritorios-de-advocacia/