Los abogados tienen que interesarse por la tecnología porque es parte de la realidad, la realidad de sus clientes y de los negocios en los que participan.
El lema optimista “¡Si la vida te da limones, haz limonada!” ha alcanzado una nueva dimensión. En todo el mundo, abogados, juristas, profesores de derecho, consultores tecnológicos, directivos y economistas de despachos de abogados asisten a seminarios web, participan en grupos de discusión en línea, crean jornadas temáticas a través de YouTube y organizan cumbres virtuales. ¿El tema más comentado? Transformación digital. El futuro es digital: ¿cómo estar preparados, qué hacer?
La oportunidad es real, pero muchos replicarán que no tienen el presupuesto para poner la innovación a funcionar. Los despachos de abogados deben cambiar la forma en que abordan este tema. Esta es una cuarta revolución industrial que no desaparecerá; de hecho, se acelerará. Por eso nadie puede quedarse quieto. Los ganadores serán aquellos que sean más creativos y ágiles, que operen la transformación digital de manera incisiva y hagan más sin presupuestos megalómanos.
El foco es interactuar con los aspectos del negocio de los abogados que permitirán rentabilizar la inversión realizada lo antes posible. ¿Interactuando cómo? Plantear, detectar fragilidades, implementar, monitorear, evaluar. Y luego empezar de nuevo con otro aspecto, otro proceso del negocio: hoy en el proceso de registro de tiempos; mañana sobre la centralización de la información; luego sobre borradores y gestión del conocimiento. ¿Lo más hablado del tema? Transformación digital. El futuro es digital: ¿cómo estar preparados, qué hacer?
El objetivo es interactuar con aquellos aspectos del negocio de los abogados que permitan rentabilizar la inversión realizada lo antes posible. ¿Interactuando cómo? Plantear, detectar fragilidades, implementar, monitorear, evaluar. Y luego empezar de nuevo con otro aspecto, otro proceso del negocio: hoy en el proceso de registro de tiempos; mañana sobre la centralización de la información; luego en borradores y consolidación de conocimientos, por ejemplo. Un enfoque incremental para una transformación que ya no es una opción sino un requisito absoluto.
¿Donde empezar? Mediante un sistema de gestión de la práctica jurídica que aumenta la productividad, ya que afecta todo, desde la satisfacción del cliente hasta las ganancias. Con tantas opciones en el mercado, ¿cuáles son realmente importantes? ¿Qué debe estar al alcance de un abogado a lo largo de su jornada laboral?
Primero, el seguimiento del tiempo. Cualquier despacho de abogados exitoso debe tener procedimientos y una herramienta para registrar los tiempos de producción; sí, los tiempos de producción tal como los encontramos en una fábrica, laboratorio o destilería. Sin un control efectivo del tiempo, un gerente de oficina no puede concluir cuánto tiempo se dedica a las tareas realizadas y esto es esencial para promover la máxima productividad. Con el software adecuado, las empresas no pierden ni un minuto, ya que los abogados pueden mejorar la forma de gestionar el registro de tiempos.
El seguimiento del tiempo es fundamental, pero si no existe una herramienta de facturación integrada, la productividad de varios recursos se ve comprometida. Con el software adecuado se pueden definir flujos de aprobación, emitir facturas directamente desde la hoja de tarifas creada automáticamente por las entradas de tiempo, realizar facturación por lotes y/o electrónicamente o programar la emisión de facturas; definir estrategias de control de cobranza y asegurar la estabilidad de la tesorería.
La productividad va de la mano de la accesibilidad. Ya sea en el contexto de la movilidad pura o de la necesidad de que equipos completos trabajen desde home, el componente perfecto para garantizar la accesibilidad de forma fácil y rápida es el almacenamiento en la nube, a través de un servicio confiable. La elección correcta es aquella que hace que el abogado no tenga que pensar en dónde se guardan los archivos y documentos que necesita en este momento en su teléfono móvil. Un abogado no quiere preocuparse por lo que necesitará al final del día para realizar la tarea que tiene en mente. Este alto nivel de accesibilidad contribuye a mejorar los niveles de productividad de todos los miembros de una oficina.
Siempre en el camino de la productividad, un buen sistema de gestión de procedimientos debería permitir a la oficina iniciar un viaje de automatización, para poder identificar tareas repetitivas y garantizar que se realicen con menos intervención manual, evitando errores u olvidos. Este es el caso cuando, al registrar una determinada tarea, el sistema de gestión muestra una solicitud de documentación a su usuario y presenta una lista de actividades a garantizar en ese contexto o, ante el inminente final de un plazo crítico, advierte los elementos que garantizan la redundancia. , o completa automáticamente el campo del destinatario y el asunto al escribir una carta a un cliente creado dentro del proceso virtual.
En la era digital, un sistema vale tanto por sus herramientas como por la posibilidad que brinda a sus usuarios de abrir la puerta a otras opciones de software a través de la integración. Recopilar información en una única plataforma o sincronizarla con datos de otro software son características esenciales que ahorran tiempo y reducen los tiempos de espera dentro de un equipo, entre equipos y entre la organización y los clientes, permitiendo respirar un ambiente de productividad con muy poco esfuerzo.
Lo ideal es que el sistema adoptado pueda integrarse con plataformas como Microsoft 365, Dropbox o el sitio web de office y sea posible reunir en un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo, todas las notas que se tomaron en una reunión con un determinado cliente. , los archivos que integran ese asunto y los documentos escaneados, calendario de reuniones y correos electrónicos intercambiados.
La guinda del pastel es para los directivos de los bufetes de abogados. Como la productividad y la rentabilidad son inseparables, un sistema de gestión de un despacho de abogados debe ser capaz de medir, analizar y medir. En esencia, diagnosticar la salud del negocio para poder planificar y definir una estrategia. Las funciones de reporting son esenciales y permiten a los líderes determinar dónde concentrar recursos y esfuerzos, cuáles son las áreas de actividad más rentables, cuánto tiempo, en promedio, es posible satisfacer al cliente que tiene un objetivo determinado.
A falta de herramientas perfectas, un sistema que reúna estas características será una buena arma. La historia nos ha demostrado hasta ahora que las crisis surgen en oleadas, de modo que después de una fase de recesión, siempre tendremos una fase de crecimiento. Aquellos que ahora puedan actuar estratégicamente y adoptar las mejores armas prosperarán significativamente.
Una nota final: no hay mejor brazo que las personas. Ningún sistema sobrevive sin que la gente lo adopte, y las personas son siempre el motor del cambio real. Los abogados tienen que interesarse por la tecnología porque es parte de la realidad, la realidad de sus clientes y de los negocios en los que participan.
(2020, 29 de octubre). Transformação digital: a 4ª revolução industrial chega aos ecritórios de advocacia in https://eco.sapo.pt/opiniao/transformacao-digital-a-4a-revolucao-industrial-chega-aos-escritorios-de-advocacia/